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Sistema para fretamento e turismo rodoviário: guia nacional para viações

Judite Vexado23 de outubro de 202614 min de leitura

Grupo de turistas com malas embarca em ônibus branco com faixa laranja em dia de sol, enquanto uma guia de camiseta laranja confere a lista de passageiros

Fretamento e turismo rodoviário vivem de contrato fechado, grupo definido e viagem que precisa sair no horário combinado. É um negócio diferente da linha regular: não existe bilheteria aberta ao público, mas existe cliente exigente, documento fiscal próprio, licença por viagem e uma margem que some rápido quando a frota fica parada ou roda vazia. Este guia nacional reúne o que uma viação, uma agência de excursões ou uma transportadora de turismo precisa organizar para crescer com segurança, e aponta no fim os guias de cada estado.

O que muda entre fretamento e linha regular

Na linha regular, a empresa opera um serviço aberto, com itinerário, horários e tarifas publicados, e vende assento por assento. No fretamento, quem contrata é um grupo ou uma empresa, o preço é do veículo ou do pacote, e o passageiro não compra passagem individual no guichê. Essa diferença define tudo: o regulador olha para a lista de passageiros e para o circuito da viagem, o fisco espera um documento de prestação de serviço e o comercial trabalha com orçamento, sinal e contrato, não com tabela tarifária.

Muitas empresas fazem os dois. Elas precisam de um sistema que separe com clareza as receitas e os custos de cada modalidade, para não esconder prejuízo de um lado com o lucro do outro.

Modalidades: eventual, turístico e contínuo

O fretamento eventual atende a uma viagem pontual: um casamento, uma romaria, um time indo para um campeonato. O turístico vem ligado a um roteiro, muitas vezes vendido por agência ou operadora, com hospedagem e passeios. O contínuo é o contrato recorrente, como o transporte diário de funcionários de uma fábrica ou de estudantes, com rota e horários fixos durante meses.

Cada modalidade pede um controle diferente. O eventual exige agilidade no orçamento e na licença. O turístico precisa casar a agenda do ônibus com a do roteiro. O contínuo depende de escala de motoristas, medição de quilometragem e faturamento mensal sem erro.

Quem regula o fretamento no Brasil

Quando a viagem cruza a divisa de um estado ou sai do país, a competência é da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). A empresa precisa de autorização para operar fretamento interestadual e internacional, com veículos cadastrados, e cada viagem eventual ou turística é registrada no sistema da agência antes da partida, com a relação de passageiros.

Dentro de um mesmo estado, quem manda é o órgão estadual: em alguns é uma agência reguladora, em outros um departamento de estradas ou uma secretaria. As regras de cadastro, vistoria e licença variam, por isso os guias regionais listados no fim deste texto indicam o órgão de cada unidade da federação. Viagens metropolitanas podem ter ainda um terceiro regulador.

Circuito fechado: a regra que mais derruba viagens

O fretamento é pensado como circuito fechado: o mesmo grupo sai e volta junto, no mesmo veículo. Embarcar pessoas avulsas no caminho, vender lugares soltos ou mudar a lista sem atualizar o registro descaracteriza o serviço e pode render autuação e retenção do ônibus na fiscalização.

Por isso a lista de passageiros não é burocracia, é proteção. O sistema deve gerar a relação a partir do contrato, conferir documentos, travar alterações de última hora sem registro e deixar tudo pronto para ser apresentado em uma barreira.

Documento fiscal: CT-e OS modelo 67

O transporte de pessoas por fretamento é documentado pelo Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços, o CT-e OS, modelo 67. Ele substitui as antigas notas de serviço de transporte e precisa ser autorizado pela SEFAZ antes do início da viagem. É diferente do BP-e, que é o bilhete eletrônico usado na venda de passagem individual da linha regular.

Emitir o CT-e OS certo exige dados do tomador do serviço, do percurso, do veículo e dos valores, além do correto enquadramento tributário. Um sistema integrado evita digitar tudo de novo a cada viagem e reduz rejeições na autorização.

Orçamento rápido e preço que fecha a conta

O cliente de fretamento costuma pedir três orçamentos e fecha com quem responde primeiro com um preço claro. Para responder rápido sem perder dinheiro, a empresa precisa saber seu custo por quilômetro rodado, o custo da diária do motorista, pedágios, estacionamento, hospedagem da tripulação e o tempo em que o ônibus fica parado no destino.

Com esses parâmetros cadastrados, o comercial monta a proposta em minutos, aplica a margem desejada e enxerga na hora se a viagem vale a pena ou se é melhor oferecer outra data ou outro veículo.

Contrato, sinal e política de cancelamento

Grupo que desiste na véspera deixa ônibus parado e motorista escalado. Contrato assinado, sinal recebido e regra de cancelamento escrita protegem a empresa. O sistema deve vincular cada viagem ao seu contrato, registrar pagamentos parciais e avisar quando o saldo não foi quitado antes da data de saída.

Agenda da frota sem conflito

O pior erro do fretamento é vender o mesmo ônibus duas vezes. Uma agenda única da frota, com cada veículo e cada motorista em uma linha do tempo, mostra disponibilidade real, manutenção programada e viagens confirmadas ou apenas orçadas. Quando a temporada aperta, essa visão decide quem aceita mais contratos sem falhar com ninguém.

Motoristas, jornada e descanso

Viagens turísticas longas esbarram nos limites de jornada e nos intervalos de descanso previstos na legislação do motorista profissional. Planejar dupla de motoristas, pernoite ou paradas obrigatórias precisa acontecer no orçamento, não durante a viagem. O sistema ajuda ao calcular o tempo de direção previsto e sinalizar quando a escala não cabe na lei.

Documentos do veículo e da tripulação em dia

Licenciamento, seguro de responsabilidade civil, vistoria do órgão regulador, tacógrafo aferido, curso específico do motorista e exames: qualquer item vencido pode impedir a liberação da viagem no sistema da ANTT ou do estado. Um painel de vencimentos com alerta antecipado evita descobrir o problema no dia do embarque.

Turismo: roteiro, hospedagem e passeios

No turismo rodoviário, o ônibus é só uma parte do produto. A agência ou a própria viação precisa amarrar hotel, ingressos, guia e refeições ao mesmo roteiro, com datas e quantidades que batem com a lista de passageiros. Quando tudo isso vive em planilhas separadas, a chance de faltar quarto ou sobrar ingresso é grande.

Um bom controle permite montar pacotes, acompanhar quantos lugares foram vendidos e saber, antes de confirmar fornecedores, se a excursão vai sair com lotação que paga a operação.

Venda de excursões por assento

Muitas excursões são vendidas lugar por lugar, por um organizador ou pela própria empresa. Mesmo assim, perante a regulação a viagem continua sendo fretamento, com lista fechada. O sistema precisa unir os dois mundos: vender cada lugar com mapa de poltronas, receber online e, ao fechar o grupo, gerar automaticamente a relação de passageiros e o documento fiscal da viagem.

Custos e rentabilidade por viagem

Ao final de cada serviço, a empresa deve comparar o que orçou com o que gastou de fato: combustível, pedágios, diárias, horas extras e quilometragem vazia de posicionamento. Esse fechamento por viagem mostra quais clientes, rotas e temporadas dão lucro, e quais só ocupam a frota.

Sazonalidade e planejamento anual

Férias escolares, festas juninas, réveillon, carnaval, romarias e grandes eventos concentram a demanda em poucas semanas. Quem guarda o histórico de anos anteriores consegue antecipar contratos, reajustar preços na alta e oferecer condições especiais na baixa para manter a frota rodando.

Como escolher um sistema para fretamento e turismo

Cadastro de clientes, contratos e orçamentos com custo por quilômetro;
Agenda única de veículos e motoristas, com bloqueio de conflitos;
Lista de passageiros pronta para o registro na ANTT ou no órgão estadual;
Emissão integrada do CT-e OS modelo 67;
Controle de pagamentos, sinal e saldo;
Alertas de vencimento de documentos;
Relatório de rentabilidade por viagem e por cliente.

Se a empresa também opera linhas regulares, vale escolher uma plataforma que trate as duas frentes sem misturar caixa, documentos e indicadores.

Por estado

A regulação intermunicipal, as rodoviárias, os destinos turísticos e o calendário de eventos mudam de um estado para outro. Escolha o guia da sua região:

Norte

Nordeste

Centro-Oeste

Sudeste

Sul

Perguntas frequentes

Fretamento precisa de autorização da ANTT?

Sim, quando a viagem é interestadual ou internacional. A empresa precisa estar autorizada e registrar cada viagem eventual ou turística no sistema da agência antes da saída.

E o fretamento dentro do estado?

É regulado pelo órgão estadual de transporte intermunicipal, que define cadastro, vistoria e licença. Os guias regionais indicam o órgão de cada estado.

Qual documento fiscal o fretamento usa?

O CT-e OS, modelo 67, autorizado pela SEFAZ antes do início da viagem.

Fretamento usa BP-e?

Não. O BP-e é o bilhete da venda individual de passagem em linha regular. No fretamento, a prestação é documentada pelo CT-e OS.

O que é circuito fechado?

É a regra de que o mesmo grupo vai e volta junto, no mesmo veículo, sem embarque de passageiros avulsos no caminho.

Posso pegar passageiros no meio do trajeto?

Somente quem está na lista registrada. Embarcar pessoas avulsas descaracteriza o fretamento e pode gerar autuação.

A lista de passageiros pode mudar?

Pode, desde que a alteração seja registrada conforme as regras do regulador antes da viagem. O sistema deve controlar essas mudanças.

Qual a diferença entre fretamento eventual e contínuo?

O eventual atende a uma viagem pontual; o contínuo é um contrato recorrente, como transporte diário de funcionários ou estudantes.

Como calcular o preço de um fretamento?

Somando custo por quilômetro, diárias da tripulação, pedágios, estacionamento, hospedagem e tempo parado, e aplicando a margem desejada.

Excursão vendida por assento é linha regular?

Não. Continua sendo fretamento com lista fechada, mesmo que cada lugar seja vendido separadamente pelo organizador.

Preciso de dois motoristas em viagens longas?

Depende do tempo de direção e dos intervalos exigidos pela lei do motorista profissional. O planejamento deve prever revezamento ou pernoite.

Quais documentos do ônibus são checados?

Licenciamento, seguro de responsabilidade civil, vistoria do regulador e tacógrafo aferido, entre outros.

Como evitar vender o mesmo ônibus duas vezes?

Com uma agenda única da frota que bloqueie conflitos entre viagens confirmadas, orçadas e manutenção.

Vale a pena cobrar sinal?

Sim. Sinal e regra de cancelamento escrita protegem a empresa contra desistências de última hora.

Como saber se uma viagem deu lucro?

Comparando o orçamento com os custos reais ao fim do serviço, incluindo quilometragem vazia de posicionamento.

Um sistema pode cuidar de fretamento e linha regular juntos?

Pode, desde que separe receitas, custos e documentos de cada modalidade.

Quem emite o CT-e OS quando uma agência vende a excursão?

Quem emite é a transportadora que presta o serviço de transporte com o ônibus. A agência ou o organizador aparece como tomador do serviço quando é ele quem contrata e paga o fretamento.

Preciso de autorização separada para cada estado onde opero fretamento?

Para viagens que cruzam divisas, a autorização é da ANTT. Para viagens dentro de um estado, cada órgão estadual tem cadastro e regras próprias, então quem faz fretamento intermunicipal em mais de um estado precisa se regularizar em cada um deles.

Vexado: venda e emissão de passagens, com o fretamento ao lado

O Vexado é um sistema para empresas de ônibus focado em venda e emissão de passagens, com BP-e, guichê, venda online e controle de usuários. Para quem também faz fretamento e turismo, o sistema ajuda a organizar viagens, grupos e frota no mesmo ambiente, sem misturar as contas das linhas regulares. Conheça o Vexado.